Como manter a organização das informações do consultório médico

Postado por em Dicas de Gestão

Atuar como secretária em consultórios médicos exige do profissional uma capacidade enorme de manter o local de trabalho impecável, afinal, as informações compartilhadas entre o médico e o paciente, bem como aquelas coletadas na chegada do cliente são extremamente importantes e devem estar sempre em um local de fácil acesso.

Mas como manter as informações do consultório em que você trabalha sempre organizadas e arrumadas? No texto de hoje, vamos dar algumas dicas essenciais para você não se perder na papelada do seu trabalho (e para deixar seu chefe bem feliz e orgulhoso!). Confira!

Cadastre as fichas de pacientes em ordem alfabética

Em um consultório médico, você vai ter que aprender a lidar com grandes quantidades de fichas de pacientes, que devem estar organizadas para fácil acesso do médico. Nesse caso, nada mais fácil do que arrumar essas fichas em ordem alfabética, para tornar a tarefa da procura por essas informações pessoais de cada cliente mais rápida e eficiente.

Use agendas e cadernos para registrar informações

Você tem aquela mania desorganizada de anotar recados e telefones em papéis avulsos? Pode deixar esse hábito em casa: para manter todas as informações do consultório médico organizadas, é bom contar com a ajuda de agendas e de cadernos específicos para anotações diárias (identificados com datas inclusive, para que você possa saber qual recado está relacionado a qual dia).

Conte com a ajuda de um software de armazenamento de informações

Uma maneira de deixar todas as informações do consultório médico sempre organizadas e fáceis de achar é contar com a ajuda de um software de gestão eletrônica desses dados.

Nesse software, além de incluir informações da consulta do paciente — como um prontuário eletrônico que fica disponibilizado para a gestão do médico e da secretária —, é possível organizar toda a agenda de consultas e ainda fazer um cadastro com telefone e outras informações pessoais do cliente, o que facilita ainda mais o atendimento em uma próxima visita.

Jogue fora o que você não vai usar

Outra regra básica da organização é evitar acumular tralhas. Por isso, se você ainda conta com muita documentação em papel, confira sempre o que está desatualizado e o que pode ser jogado fora para acumular menos espaço físico no consultório e também para não te deixar perdida em meio a tantos papéis inúteis!

Guarde aquilo que você não sabe exatamente se pode ou não jogar fora e não hesite em consultar seu chefe para garantir que não está se desafazendo de algo importante.

Identifique tudo

Pessoas organizadas são extremamente preocupadas com a identificação de pastas, armários, gavetas e documentos que estão armazenados no seu local de trabalho. A identificação ajuda  a encontrar o que você procura mais rapidamente e também garante maior facilidade quando você está guardando um documento específico.

Para identificar os espaços reservados para informações no consultório é muito simples: basta pegar uma etiqueta de identificação e uma caneta para poder escrever o que deve ser guardado naquele local.

No caso de documentos digitalizados, conte com pastas diferentes para cada assunto e não se esqueça de renomear os arquivos usando um padrão relevante.

Não misture informações diferentes

Por fim, nunca misture informações diferentes. Jamais guarde telefones com prontuários, documentos referentes ao consultório com documentos de pacientes, ou exames de pacientes na gaveta de recibos. Informações diferentes devem ser armazenadas em locais diferentes, sempre!

Com essas dicas, você estará pronta para manter as informações do consultório médico de sua responsabilidade completamente organizado. Gostou do nosso texto? Você tem outras dicas para manter os documentos do seu chefe organizados? Use o espaço para comentários  para interagir com a gente!

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